Изменение периода, за который предоставляется отпуск, может отражаться как в строке, в которой учитывается отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете следующего отпуска, главное – соблюдать единообразие учета отпусков в личной карточке и приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.
Другие периоды которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ), учитываются в этом разделе личной карточки путем изменения даты начала и окончания рабочего года на основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об отстранении работников от работы и других документов.
Период работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, равен рабочему году с даты приема работника. Например, с 15 февраля 2005 года по 14 февраля 2006 года. Даже если работник берет отпуск не полностью, а разделяет его на несколько частей, годовой период указывается полностью. Записи в карточке формы № Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде.
Графы 1–5 и 7 раздела VIII личной карточки заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 – после выхода работника из отпуска.
Так как ТК РФ позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел «Отпуск» в личной карточке работника заканчивается очень быстро, а работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать.
Замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего ведения, заводить новый бланк карточки формы № Т-2 и вкладывать его в уже заполненную форму запрещено.
Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), ставится дата заполнения, и вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник). Затем указывается номер и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть по любому, закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.
Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством», предназначен для учета социальных льгот, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.
В законодательстве отсутствует точное определение понятия «социальные льготы», что позволяет работодателю отражать все льготы, гарантии и компенсации, которые он должен предоставить работнику в связи с его социально-правовым и трудовым статусом, в том числе и предусмотренные ТК РФ. Необходимо после номера и даты выдачи документа указать также его наименование для обоснования правомерности предоставления работнику определенных льгот.
В графе «Основание» дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.
Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках:
• об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;
• об особенностях социально-правового статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что работник является родителем ребенка—инвалида и т. д.;
• об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении паспорта и иных изменениях правового статуса;
• о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;
• другие.
Последний раздел личной карточки сотрудника – «Увольнение». При увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.
В строке «Основание …» приводится полная формулировку основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.
В случае отказа работника проставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Наиболее оптимальный вариант при внесении изменений (например, смена фамилии) – старая запись зачеркивается одной чертой, затем вносится новая запись согласно представленным в кадровую службу документам. Далее возможны варианты:
– сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся на поле личной карточки (напротив строки, где зачеркнута старая и внесена новая запись); там же проставляется заверительная подпись сотрудника кадровой службы;
– сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся в разделе X личной карточки (в числе дополнительных сведений). При таком способе оформления заверение сделанных записей подписью сотрудника кадровой службы не обязательно, но желательно.
Для удобства внесения изменений кадровая служба предприятия в форму № Т-2 может включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени, отчества, паспорта, адреса места жительства), либо дополнительный раздел, предназначенный исключительно для учета изменений сведений о работнике.
Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и сторонних лиц. Этот документ содержит значительный объем персональных данных работника, т. е. в соответствии со ст. 85 ТК РФ «информации, необходимой работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающейся конкретного работника».
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91