В чем проблема (данные: суть проблемы и ее последствия)
• Репортажное изложение, без ужасов и эмоциональных преувеличений, без повторов: четкие последовательные факты.
Ее причины (максимально конкретно и с выходом на «что делать»)
• Но без категоричности и обвинений. Разборка с виноватыми делается в другой технике. А также в другой должности и в другом месте.
Что требуется для исправления (ваше видение вариантов решения, путей и средств)
• Только не настаивая, что именно это и немедленно. Это решает руководитель, а не вы.
Что готовы взять на себя вы (сделать сам)
• В деловом стиле, не представляя себя за это героем.
Что требуется от руководителя (подсказки, кому-то звонки, деньги и прочие его ресурсы)
• Внятно, но без уверенности в продуманности и правоте, чтобы руководитель ваши мысли мог сформулировать как свое личное решение.
Этот текст мудрые руководители обычно оформляют в виде небольшого плаката «Как обратиться к руководству» и вещают на двери своего кабинета. Практично, однако!
Впрочем, и эта схема при всей ее дельности и конкретности нуждается в важном дополнении. Если каждый сотрудник, которому пришла в голову мысль, как улучшить работу фирмы, будет подробно (то есть щедро тратя свое — и не только свое — рабочее время) вначале самостоятельно разбираться в ситуации, а потом подробно представлять результаты своих изысканий руководителю (то есть щедро занимать теперь его рабочее время), то фирма остановится, а руководитель застрелится. Подготовленный сотрудник в свое основное рабочее время занимается своим прямым делом, а по важным вопросам к руководителю подходит дважды: первый раз — чтобы обрисовать то, что он видит как проблему (и получить добро на ее размышления в эту сторону), второй — чтобы представить конкретное решение.
В каждом из этих визитов воспроизводится цепочка «проблема — анализ — решение», но на разном уровне. Первый визит — это предварительный разговор и выработка общей позиции в отношении проблемы. Руководитель говорит, стоит ли вообще об этом думать, а если да, то в какую сторону и с кем стоит вопрос обсудить.
• Вспоминайте: это первый трехчлен алгоритма целесообразной деятельности: ПРОБЛЕМА ? АНАЛИЗ ? РЕШЕНИЕ.
Если получено поручение взяться за разработку вопроса, то во время второго, уже подготовленного визита к руководителю подчиненный представляет уже план конкретных шагов и согласовывает с руководителем то, что будет считаться настоящим решением проблемы.
• С уровня стратегии переходим на уровень тактики: ЗАДАЧИ ? ШАГИ К ЦЕЛИ ? ОТЧЕТ О РЕЗУЛЬТАТЕ.
Как обучить этому людей
Когда вы привыкнете жить без проблем, точнее, привыкнете быстро переводить тяжелые проблемы в решаемые задачи, вас начнет тяготить склонность людей безрезультатно переживать, будет бить по глазам неконструктивность сотрудников и резать уши неграмотная постановка ими вопросов.
Да, это проблема. Поэтому — переформулируйте ее в задачу: что я могу сделать, чтобы окружающие меня люди чаще использовали тот же алгоритм и реже грузили себя (и меня) неграмотными вопросами и пустыми переживаниями?
Как минимум, не уподобляйтесь тем, чьи реакции кажутся вам глупыми: не возмущайтесь ими сами и не кидайте им критические замечания. Более разумными средствами обычно оказываются:
• предварительное обучение,
• оперативная (ситуативная) корректировка и, по возможности, оперативное обучение,
• техничное «выруливание» — избегание проблемных ловушек.
Из этих вариантов оптимальным является, конечно, предварительное обучение, а самым типичным — оперативная корректировка. Да, люди привыкли реагировать тогда, когда проблемная ситуация возникла, когда человек уже совершил ошибку, но в этом случае и простая корректировка поведения, и предложение научить более эффективной стратегии обычно воспринимаются очень лично, как наезд, и вместо готовности учиться вы, как правило, встречаете варианты защитно-агрессивного поведения.
Поэтому по возможности чаще используйте предварительное обучение: лучше потратить два часа (в общей сложности) на обучение, но сэкономить кучу нервов и десятки часов будущих разборок. Можно пригласить специалиста, можно подготовиться и выступить самому, можно просто подарить друзьям и сотрудникам соответствующую литературу — все это себя окупит.
Практикум
Кстати, а как учитесь вы?
Проверочка. Возьмите ручку и напишите пять пунктов схемы: «У вас проблема, и вы идете к руководству».
1.
2.
3.
4.
5.
Можете себя поздравить?
Если чем-то недовольны, продумайте, какие цели перед собой поставите и как и когда намеченное выполните.
К сожалению, не все окружающие нас люди готовы у нас учиться и не всегда есть подходящая для учебы ситуация, и при любом раскладе когда-то приходится реагировать оперативно: здесь и сейчас. В этом случае в вашем багаже —
Грамотная оперативная корректировка
Если какой-то сотрудник имеет привычку излагать большинство вопросов невнятно, неконструктивно или обвинительно, создавая из любого мелкого вопроса большую проблему,
• Ну, как обычно…
не будьте пассивны и не дожидайтесь наезда в свою сторону. Будьте внимательны и дождитесь удобного момента , когда он наедет на кого-то другого, но — неудачно, нерезультативно, а еще лучше — когда он нарвется на неприятности. Есть? Прекрасно, пришел ваш час, время действовать. Начали:
• Поддержите, посочувствуйте,
• Если надо. После чего —
• мягко остановите эмоциональный поток и предложите поискать другие возможности и пути.
Я могу попробовать сыграть за тебя: может быть, мой вариант окажется более удачным?
Обычно интерес есть, и, если вы показали удачно, человек будет готов выслушать и алгоритм в целом. Прекрасно, первый урок есть. Для закрепления желательно устроить и второй такой же урок, когда вы находитесь в стороне от проблемной ситуации. А вот третий урок можно устроить уже на себе: человек начинает вываливать вопрос на вас, громоздя эмоции на проблемы. Ваши действия:
• Улыбнулись, продышались, у себя отследили состояние спокойного присутствия, возбужденного человека — остановили. Хорошо.
• А теперь поддержите эмоционально (добрые слова, улыбка) и подскажите, как надо (в конструктиве).
• Если рядом будет плакатик с алгоритмом — обнимите, подведите, покажите и помогите ему следовать.
Если время «Ч» приходит само — славно, если не хочется его ждать — его можно создать активно и сознательно, в полном соответствии с принципом опережающего лидерства. Например, один специалист по манипуляциям случайно услышал в разговоре двух нерадивых сотрудников фразу: «Теперь тебя могут поймать на крючок…» Он пошел в магазин рыболовных принадлежностей, купил там огромный (сантиметров десять) кованый крючок для ловли весьма крупной рыбы и с вечера аккуратно его пристроил на столе избранной жертвы.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50