То оборудование, которое использует при этом компания, должно опреде-
ляться ее возможностями и предназначением системы проведения видеоконфе-
ренций.
Между видеоконференциями и личными встречами существуют определенные
различия, которые легли в основу следующих общих рекомендаций. Прежде
всего, в ходе видеоконференции стоит воздержаться от разговоров, не име-
ющих непосредственного отношения к теме обсуждения, поскольку они могут
быть транслированы другим участникам вашей встречи на расстоянии. Ста-
райтесь время от времени поглядывать на экран - это усилит впечатление
непосредственного общения с теми, кто, находясь в других помещениях,
участвует в проведении видеоконференции.
Для того чтобы мероприятие оказалось эффективным, особенно важно заб-
лаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня. Если в послед-
нюю минуту перед началом видеоконференции будут внесены какие-либо кор-
рективы, не забудьте сразу же оповестить об этом заинтересованных лиц,
или разошлите им по факсу новую повестку дня встречи. До начала меропри-
ятия каждый из них, в свою очередь, должен вам прислать подтверждение
того, что ваша информация получена.
Перед открытием видеоконференции следует проверить четкость изображе-
ния и громкость звука. Если замечены какие-то неполадки, нужно сообщить
о них остальным участникам встречи с тем, чтобы обслуживающие ее специа-
листы на местах могли соответствующим образом наладить оборудование.
Настройте уровень звука с таким расчетом, чтобы все хорошо слышали каж-
дого из выступающих, и его слова не искажались при включении обратной
связи. Возможно, что при прохождении сигнала видеоконференции в какие-то
моменты будут возникать помехи, заглушая звук и/или изображение. Заранее
определите, как вы в этом случае поступите - продолжите встречу, пока
сигнал не восстановится, а суть сказанного передадите тем, с кем времен-
но был прерван контакт другими способами, или в ходе конференции будет
объявлен перерыв до восстановления связи. Никаких правил на этот счет не
существует. Ваше решение определяется многими факторами: временными па-
раметрами, возможностью партнеров вскоре снова собраться вместе, а также
скоростью, с которой может быть восстановлена прерванная связь.
Можно ли будет одновременно видеть всех собравшихся на видеоконферен-
цию или нет, зависит от трансляционного оборудования, имеющегося в зале,
а также от числа участников встречи. Это имеет особенно большое значе-
ние, когда видеокамера укреплена стационарно. Всем присутствующим следу-
ет помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко, особенно
в том случае, когда вы находитесь не перед самым микрофоном и/или за
пределами зоны действия стационарной видеокамеры. Поскольку микрофоны в
студии устроены так же, как в телефонной трубке, в данный момент времени
говорить может только один человек. Участников встречи, стремящихся
что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока
оратор, находящийся в другой студии не закончит свое выступление. Если
вы приглашены не в главную, а в одну из дополнительных студий, иногда
случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к себе
внимание жестами.
Когда повестка дня видеоконференции исчерпана, и все обзначенные в
ней вопросы обсуждены, завершите встречу в эфире так же, как и любое
другое совещание.
Проведение деловых встреч в домашней обстановке
Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся
кофе, а в дневное время - чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин
дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из
присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.
Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее офици-
альна, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где рабо-
тают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регла-
ментом, как любое другое - председательствующий призывает участников
встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня.
Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после
окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы вре-
мя. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не скло-
нен задерживать присутствующих после завершения встречи, он или она мо-
гут подняться со стула и сказать: "Спасибо вам за то, что зашли. Думаю,
наша встреча прошла успешно", илр нечто подобное. Такая фраза должна
быть воспринята присутствующими как руководство к действию - им следует,
не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.
Завершение совещания или собрания
В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют
и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот,
кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому воп-
росу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие
шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть
встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В результате,
мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...". После этого сто-
ит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществле-
ния необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто от-
вечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодар-
ности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее ор-
ганизации.
Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время
встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании,
копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В
докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступле-
ний. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о со-
держании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.
ПРЕЗЕНТАЦИИ И ПУБЛИЧНЫЕ ВЫСТУПЛЕНИЯ
Всем ораторам, выступающим на публике, следует всегда помнить одно
непременное правило: говорите коротко и по существу. В первую очередь,
это пожелание относится к тем, в чьи обязанности входит представление
публике основного докладчика - ведь это его или ее, а не вас пришли слу-
шать собравшиеся. Отрекомендовав выступающего, вам лучше сесть на место
и спокойно дождаться окончания его речи. После этого встаньте, пожмите
ему руку и поблагодарите оратора за то время, которое он или она уделили
собравшимся, а также за прекрасную речь.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302