В упомянутые 35 миллионов входят 3 миллиона долларов, сэкономленные за счет переключения на другие задачи 22 сотрудников службы снабжения, работающих в разных странах. Кроме того, MS Market направляет сотрудников, оформляющих заказы, именно к тем поставщикам, с которыми мы договорились о скидках на оптовые закупки, что тоже является существенным фактором экономии.
Переход на электронные формы в таких сферах, как пенсионный план 401 К, план приобретения акций сотрудниками и план фондовых опционов, сэкономил нам трудозатраты еще на один миллион долларов в год. Хотя некоторое сокращение численности персонала и произошло, большая часть высвободившихся сотрудников были переведены на решение более важных задач, которыми они раньше не имели возможности заниматься, поскольку вынуждены были тратить слишком много времени на чисто механические административные операции. Один из таких сотрудников, который раньше весь день отвечал на рутинные вопросы, теперь поддерживает содержимое веб-страницы со списком ответов на такие вопросы. Всего за год число сотрудников, пользующихся онлайновыми системами для получения информации о своих счетах и консультаций по корпоративному пенсионному плану 401 К, возросло с 24 до 51%. В результате за то же время объем помощи, оказываемой консультантами сервисной службы, сократился вдвое, с 35 до 17%.
Наша новая онлайновая система планирования поездок должна сократить накладные расходы соответствующего подразделения и утроить эффективность работы его агентов, доведя среднее число полностью оформленных поездок (обычно сюда входит бронирование гостиниц, заказ авиабилетов и аренда автотранспорта) с 8 до 25 в день на каждого агента. Обращение сотрудников за данными услугами в первую очередь к партнерам Microsoft сэкономит нам миллионы долларов в год. Среднее время, затрачиваемое служащим на оформление поездки внутри страны, должно снизиться с 17 минут, включающих время на шесть телефонных звонков или отправку шести электронных писем, примерно до пяти минут.
Все административные приложения и веб-сайты, о которых я говорил в этой главе, работают на системе, состоящей из двенадцати двух— и четырехпроцессорных серверов. Общая стоимость аппаратуры составляет около 300 тысяч долларов. Разработка этих средств, выполнявшаяся в течение двух лет, стоила нам около 8 миллионов долларов, а их постоянная поддержка — 765 тысяч ежегодно. Хотя наша система обошлась намного дешевле, чем многие аналогичные, ее стоимость относительно высока, поскольку во многих решениях мы были первыми. Компаниям, которые будут разрабатывать и внедрять такие системы сегодня, они обойдутся дешевле. Например, отсутствие в то время стандартов интеграции с системами сторонних поставщиков удорожало стоимость наших разработок — сегодня же появились программные продукты, поддерживающие экономичную интеграцию, в частности наш сервер электронной коммерции. Такие стандарты и расширение функциональности коммерческих пакетов программ будут обеспечивать и дальнейшее снижение расходов компаний, строящих подобные системы.
Несмотря на то что мы тратили большие средства на поиск новых решений, бюджет нашего центрального отдела ИТ, в который входят и описанные здесь административные программы, и многие другие крупные деловые приложения, сократился на 3% в период с 1996 по 1999 год благодаря в основном стандартизации данных и укрупнению действующих у нас информационных систем.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ — ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМ
Электронные инструменты приносят и другую пользу, кроме снижения стоимости транзакций. Например, система MS Market требует соответствующего подтверждения перед обработкой заказа, препятствуя тем самым неуместным приобретениям, которые могли бы легко проскочить в бумажной системе. Адреса теперь не пишутся от руки, а печатаются на клавиатуре, поэтому неправильная доставка практически исключена. Взаимодействие с поставщиками полностью документируется, расходы известны заранее, так что неприятные неожиданности исключаются. Кроме того, оплата поставщикам поступает быстрее, и это стимулирует их более оперативно доставлять заказы. Бизнес-правила встраиваются в систему еще при разработке, так что, например, заказ с неправильным кодом статьи расходов просто не будет принят. Это позволяет нашей финансовой группе избавиться от многочасового поиска ошибок в учетных записях. Мы получили также возможность выявлять потребительские стереотипы наших сотрудников и, пользуясь этой информацией, заключать более выгодные соглашения с поставщиками товаров и услуг. Список достоинств можно продолжить, и мы постоянно обнаруживаем новые.
Перевод на электронные системы отделов кадров, снабжения и услуг для сотрудников, а также тех функций, которые они выполняют в Microsoft, изменил стиль работы всей компании. Разрешив сотрудникам самостоятельно вносить изменения в адрес места жительства, вводить и изменять параметры пенсионных накоплений, мы возлагаем ответственность на непосредственно заинтересованных. «Самообслуживание» в распоряжении дополнительными выплатами позволяет сотрудникам отдела кадров направлять больше энергии на стратегические кадровые вопросы, например подбор новых сотрудников и обучение.
Фундаментальная проблема любой организации — как избавиться от бюрократии — это только одна из задач, решаемых по инициативе и силами нашего отдела кадров. Сотрудники отдела провели множество «классических» исследований по реинжинирингу, с тем чтобы определить, какие рутинные процессы можно автоматизировать, а какие процессы требуют их профессиональных навыков. Наши кадровики хотят заниматься «мыслительной работой, а не ручным трудом».
БОРОТЬСЯ НЕ С БУМАГАМИ, А С НЕГИБКОСТЬЮ
Моя настойчивость в устранении бумажных процессов может создать ошибочное впечатление, что я являюсь ортодоксальным «антибумажником». Да, я против бумажных форм, но даже я по-прежнему распечатываю длинные электронные документы, которые хочу прочитать и снабдить комментариями. Большинство людей, когда им нужно как-то организовать большой документ, любят раскладывать страницы на столе так, чтобы видеть их все одновременно, — это не так-то просто сделать на ПК! Пока не произойдут революционные изменения в технологии плоских экранов — а интенсивные исследования в этой области ведутся в Xerox, лаборатории Media Lab Массачусетского технологического института, университете города Кент, Microsoft и других корпоративных и академических научных центрах США и Японии, — печатные книги и журналы по-прежнему будет удобнее читать и носить с собой, чем электронные носители информации.
Информационно-насыщенное будущее не наступит, пока не появятся новые, высококачественные дисплеи.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145
Переход на электронные формы в таких сферах, как пенсионный план 401 К, план приобретения акций сотрудниками и план фондовых опционов, сэкономил нам трудозатраты еще на один миллион долларов в год. Хотя некоторое сокращение численности персонала и произошло, большая часть высвободившихся сотрудников были переведены на решение более важных задач, которыми они раньше не имели возможности заниматься, поскольку вынуждены были тратить слишком много времени на чисто механические административные операции. Один из таких сотрудников, который раньше весь день отвечал на рутинные вопросы, теперь поддерживает содержимое веб-страницы со списком ответов на такие вопросы. Всего за год число сотрудников, пользующихся онлайновыми системами для получения информации о своих счетах и консультаций по корпоративному пенсионному плану 401 К, возросло с 24 до 51%. В результате за то же время объем помощи, оказываемой консультантами сервисной службы, сократился вдвое, с 35 до 17%.
Наша новая онлайновая система планирования поездок должна сократить накладные расходы соответствующего подразделения и утроить эффективность работы его агентов, доведя среднее число полностью оформленных поездок (обычно сюда входит бронирование гостиниц, заказ авиабилетов и аренда автотранспорта) с 8 до 25 в день на каждого агента. Обращение сотрудников за данными услугами в первую очередь к партнерам Microsoft сэкономит нам миллионы долларов в год. Среднее время, затрачиваемое служащим на оформление поездки внутри страны, должно снизиться с 17 минут, включающих время на шесть телефонных звонков или отправку шести электронных писем, примерно до пяти минут.
Все административные приложения и веб-сайты, о которых я говорил в этой главе, работают на системе, состоящей из двенадцати двух— и четырехпроцессорных серверов. Общая стоимость аппаратуры составляет около 300 тысяч долларов. Разработка этих средств, выполнявшаяся в течение двух лет, стоила нам около 8 миллионов долларов, а их постоянная поддержка — 765 тысяч ежегодно. Хотя наша система обошлась намного дешевле, чем многие аналогичные, ее стоимость относительно высока, поскольку во многих решениях мы были первыми. Компаниям, которые будут разрабатывать и внедрять такие системы сегодня, они обойдутся дешевле. Например, отсутствие в то время стандартов интеграции с системами сторонних поставщиков удорожало стоимость наших разработок — сегодня же появились программные продукты, поддерживающие экономичную интеграцию, в частности наш сервер электронной коммерции. Такие стандарты и расширение функциональности коммерческих пакетов программ будут обеспечивать и дальнейшее снижение расходов компаний, строящих подобные системы.
Несмотря на то что мы тратили большие средства на поиск новых решений, бюджет нашего центрального отдела ИТ, в который входят и описанные здесь административные программы, и многие другие крупные деловые приложения, сократился на 3% в период с 1996 по 1999 год благодаря в основном стандартизации данных и укрупнению действующих у нас информационных систем.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ — ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМ
Электронные инструменты приносят и другую пользу, кроме снижения стоимости транзакций. Например, система MS Market требует соответствующего подтверждения перед обработкой заказа, препятствуя тем самым неуместным приобретениям, которые могли бы легко проскочить в бумажной системе. Адреса теперь не пишутся от руки, а печатаются на клавиатуре, поэтому неправильная доставка практически исключена. Взаимодействие с поставщиками полностью документируется, расходы известны заранее, так что неприятные неожиданности исключаются. Кроме того, оплата поставщикам поступает быстрее, и это стимулирует их более оперативно доставлять заказы. Бизнес-правила встраиваются в систему еще при разработке, так что, например, заказ с неправильным кодом статьи расходов просто не будет принят. Это позволяет нашей финансовой группе избавиться от многочасового поиска ошибок в учетных записях. Мы получили также возможность выявлять потребительские стереотипы наших сотрудников и, пользуясь этой информацией, заключать более выгодные соглашения с поставщиками товаров и услуг. Список достоинств можно продолжить, и мы постоянно обнаруживаем новые.
Перевод на электронные системы отделов кадров, снабжения и услуг для сотрудников, а также тех функций, которые они выполняют в Microsoft, изменил стиль работы всей компании. Разрешив сотрудникам самостоятельно вносить изменения в адрес места жительства, вводить и изменять параметры пенсионных накоплений, мы возлагаем ответственность на непосредственно заинтересованных. «Самообслуживание» в распоряжении дополнительными выплатами позволяет сотрудникам отдела кадров направлять больше энергии на стратегические кадровые вопросы, например подбор новых сотрудников и обучение.
Фундаментальная проблема любой организации — как избавиться от бюрократии — это только одна из задач, решаемых по инициативе и силами нашего отдела кадров. Сотрудники отдела провели множество «классических» исследований по реинжинирингу, с тем чтобы определить, какие рутинные процессы можно автоматизировать, а какие процессы требуют их профессиональных навыков. Наши кадровики хотят заниматься «мыслительной работой, а не ручным трудом».
БОРОТЬСЯ НЕ С БУМАГАМИ, А С НЕГИБКОСТЬЮ
Моя настойчивость в устранении бумажных процессов может создать ошибочное впечатление, что я являюсь ортодоксальным «антибумажником». Да, я против бумажных форм, но даже я по-прежнему распечатываю длинные электронные документы, которые хочу прочитать и снабдить комментариями. Большинство людей, когда им нужно как-то организовать большой документ, любят раскладывать страницы на столе так, чтобы видеть их все одновременно, — это не так-то просто сделать на ПК! Пока не произойдут революционные изменения в технологии плоских экранов — а интенсивные исследования в этой области ведутся в Xerox, лаборатории Media Lab Массачусетского технологического института, университете города Кент, Microsoft и других корпоративных и академических научных центрах США и Японии, — печатные книги и журналы по-прежнему будет удобнее читать и носить с собой, чем электронные носители информации.
Информационно-насыщенное будущее не наступит, пока не появятся новые, высококачественные дисплеи.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145