Это обеспечит вам значительную экономию времени. Причем ваша участь будет облегчена, если вы разговариваете с подчиненными в их помещении. В любой удобный момент вы можете сказать им несколько прощальных слов, поблагодарить, распрощаться и уйти. Но если же эта беседа проходит в вашем кабинете, подчас целесообразно сослаться на то, что у вас срочная работа, делая это настолько тактично, чтобы у уходящего от вас человека осталось впечатление, что вы хотите его выслушать, скоро вновь с ним встретитесь и что вы всегда готовы выслушать его в течение всего рабочего дня. Помните, что наиболее эффективный путь к прекращению беседы - поблагодарить вашего собеседника за помощь, за уделенное вам время, за проявленный интерес и т. п. «Кто Хранит уста свои, тот бережет душу свою; а кто широко раскрывает свой рот, тому беда», Преследуя цель прекратить беседу, попытайтесь объяснить собеседнику ваши дальнейшие действия и поступки, попытайтесь предпринять действия, демонстрирующие, что вы собираетесь использовать полученные сведения немедленно или же, особенно если беседа не дала ожидаемых результатов, предложите ему еще .раз осмыслить обсуждаемые вопросы и предполагаемые действия. Наряду с этим можно отправить вашего собеседника с просьбой что-либо , сделать сейчас же. А можно заблаговременно разработать вместе с секретарем или помощником систему, направленную на то, как и когда должна быть прервана беседа. Проанализируйте и критически разберите свое поведение во время беседы. Это позволит вам объективно оценить собеседника, критически разобрать свое поведение как собеседника, пытаясь найти собственные ошибки и упущения. При этом разбор рекомендуется проводить, выясняя следующие вопросы: 1. Четко ли я формулировал свои вопросы? Не были ли его неточные ответы ответами на мои неточно сформулированные вопросы? 2. Не забыл ли я сообщить ему что-либо, что следовало сказать? А если бы я ему это сообщил, то как бы оно повлияло на его ответы? 3. Всегда ли я добивался получения удовлетворительного ответа на любой вопрос? Мог ли я применить другой метод для получения ответа? 4. Говорил ли он мне, что думал, или же пытался сообщить мне то, что я хотел бы услышать? Не подсказал ли я ему сам нужные мне ответы, задавая наводящие вопросы? 5. Остался ли он доволен беседой? Какое у него осталось обо мне впечатление? 6. Могла ли проходить беседа более откровенно и целенаправленно в другом месте? Какие упущения и недостатки были и как их предотвратить в будущем? 7. Четко ли была доведена до собеседника цель беседы? Возможно, целесобразнее было бы прямо и конкретно указать, что меня интересует? 8. Был ли я внимателен и целенаправлен? Были ли мои действия и поступки логически выдержаны и соответствовали ли они намеченному плану? Распылялся ли я в процессе беседы, отвлекали ли меня его внешность и поведение? Воспринимал ли я лишнюю, ненужную мне информацию? Сколько времени потерял зря на это? 9. Не выглядел ли я в роли обвиняющего, а он в роли защищающегося? Не были ли мои поступки и действия поверхностными? Достаточно ли они были аргументированы и обоснованы? 10. Были ли обеспечены непрунужденность и обоюдное уважение взглядов и позиций? Обеспечивался ли критический разбор расхождений во взглядах на одни и те же поступки и действия?
7.6. РЕШЕНИЕ ВОПРОСОВ СЛУЖЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ С ПОМОЩЬЮ БЕСЕД
Поддерживайте служебную дисциплину с помощью личных бесед. Это ваша прямая обязанность (наряду с наказанием) согласно установленным полномочиям. Однако необходимо помнить, что дисциплинированность должна быть в личности самого руководителя. Надлежащая дисциплина возможна лишь в том случае, если вы сами будете служить примером дисциплинированности. Решайте вопросы незамедлительно, вызывая к себе нарушителей для личных бесед с глазу на глаз. Старайтесь заблаговременно определить цель обсуждения и пытайтесь шире использовать методы убеждения и воспитания, направив их на предотвращение повторения подобных действий. Соберите необходимые сведения о работнике и определите его мнение по ряду вопросов обсуждаемой проблемы. Предоставьте возможность работнику полностью высказаться и самому оценить свой поступок. Не устраивйте из беседы какого-то судилища (если это не злостный нарушитель) или допроса. Правильно подбирайте место и время предстоящей беседы. Добивайтесь взаимного доверия, подчеркивая, что вы за справедливое, честное и деловое решение. Покажите своими действиями и поступками крайне серьезное отношение к его нарушениям, укажите на то, что вы не хотите враждовать, но и не собираетесь поощрять, потакать таким действиям. Записывайте его ответы, этот прием надолго оставит в памяти нарушителя данную беседу. Прекращайте беседу немедленно после достижения цели. Пользуйтесь методом беседы при доведении приказов и распоряжений до исполнителей. Целесообразность такого подхода обусловлена тем, что многие люди чувствуют себя уязвленными, когда им в весьма определенной форме указывают, что и как они должны сделать, даже если это для них абсолютно необходимо. Наряду с этим лишь немногие возмущаются, когда начинается разговор о том, как они справились со своим заданием. В связи с этим, доводя задание до исполнителей, целесообразно стремиться к оптимальному сочетанию требовательности и демократичности. Лучшим проявлением качеств руководителя в этих условиях явится умение вызвать подчиненного на разговор и путем направления беседы, умелого влияния на сотрудника проводить определенную линию, преодолевать неверные суждения, не прибегая к крайностям, не впадая в амбиции, не ссорясь и не настраивая сотрудника против себя. Преодолевайте в себе сухость и резкость в общении с ним. Необходимо учитывать, что лучше всего цель достигается при непосредственном взаимном обмене мнениями, а не при одностороннем командовании. Выполняя данную работу, необходимо: объяснить задание, подлежащее выполнению, и узнать мнение сотрудника о возможности и сроках его выполнения; затем ответить на его вопросы и в случае необходимости пояснить, как лучше и целесообразнее выполнить данное задание; объяснить ему сроки, устанавливаемые для выполнения данного задания, убедить его в их реальности; указать на необходимость информирования вас о ходе выполнения задания, узнать, есть ли у него какие-либо вопросы, касающиеся данного задания или процесса его выполнения. И в заключение попросите его кратенько повторить ваши указания полностью или с момента, скажем, выяснения того, с чего он собирается начать работу. После того как задание доведено, вы должны создать хорошие условия для его своевременного и качественного выполнения, проявив тем самым доверие к способностям, умению и трудолюбию подчиненного.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125