1. Алгоритм организации
делового совещания
(интерпретация А. Чернявского)
Подготовка
совещания
Проведение
совещания
Совещание — метод управления, в процессе которого происходит
обмен информацией и опытом работы на основе использования кол-
лективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения,
которые доводятся до исполнителей.
Проблемное совещание проводится в целях поиска оптимального
решения проблемы в ограниченный срок. Схема его проведения:
сообщение или доклад; вопросы к докладчику; обмен мнениями;
предложения по выработке решения.
Инструктивное совещание проводится для передачи приказов,
распоряжений и необходимых сведений подчиненным. Участникам со-
вещания обычно доводятся решения, принятые руководством фирмы или
государственными органами управления и касающиеся различных аспектов
деятельности фирмы, дается инструктаж. Главные требования к
информации при проведении инструктивного совещания — опера-
тивность, конкретность и значимость.
Оперативное (диспетчерское) совещание проводится в целях
получения от подчиненных информации о текущем положении дел в
организации. Должно проводиться регулярно, в один и тот же день и час
недели; состав участников должен быть постоянным.
Совещание без сбора участников предусматривает решение
проблемных вопросов в рабочем порядке. Проводится в три этапа:
1. Проблема, требующая решения, формулируется руководителем в
письменном виде. Подбираются необходимые исходные материалы
для ее решения и составляется список лиц, которые могут принять
участие в поиске оптимального решения.
2. Указанным лицам высылаются бланки с письменной формули-
ровкой проблемы и указанием местонахождения материалов для
68
выявление проблемной ситуации
принятие решения о проведении совещания
определение цели совещания, его участников, времени и места
проведения
подготовка информации (доклада) для участников совещания
информирование участников совещания о цели, времени и месте
его проведения
подготовка помещения для проведения совещания
сбор и размещение участников совещания ознакомление участников с
проблемной ситуацией и докладом руководителя
выдвижение альтернативных предложений для решения проблемы обсуждение и
предварительный выбор приемлемых вариантов решения (основного и
запасных)
принятие окончательного решения, определение сроков, исполнителей и
необходимого обеспечения для его выполнения
4.8 Управленческие решения
4.8.1. Алгоритм принятия
управленческого решения
(интерпретация А.
Чернявского)
Предложенный алгоритм предусматривает выработку и принятие од-
новременно двух вариантов решения: основного и запасного.
Соответственно исполнителям также доводятся два задания: основное
и запасное. При невозможности выполнения основного задания из-за
сбоев в производстве (что характерно для отечественной практики
управления) исполнители немедленно переходят к выполнению запасного
задания.
Рассматриваемый способ принятия и реализации решения имеет не-
сколько преимуществ:
1) исполнители имеют возможность и время на обдумывание способов
выполнения обоих заданий (основного и запасного);
2) при сбоях в производстве из-за несвоевременной поставки мате-
риалов, отсутствия электроэнергии и прочего руководитель не теряет
времени на выработку нового решения;
71
3) поскольку исполнители не теряют рабочего времени на получение
нового задания, производительность их труда повышается на 25-30
%.
4.9 | Механизм образования формальных и
неформальных групп
Группа — это несколько (два или более) лиц, взаимодействующих и
влияющих друг на друга. Исходя из определения можно сказать, что
организация любого размера состоит из определенного количества
групп.
Группы, создаваемые по внешним причинам, в результате организа-
ционного процесса, по воле руководства, для выполнения определенных
задач, называются формальными.
В организации могут существовать три основных типа формальных
групп: группы руководства; производственные группы; комитеты.
Группа руководства (командная) состоит из руководителя и
подчиненных, которые, в свою очередь, могут быть руководителями. На-
пример: директор и его заместители, заведующий торговым отделом и
продавцы.
Основной признак группы руководства — соподчинение.
Производственная (рабочая, целевая) группа состоит из лиц,
работающих вместе над одним заданием. Эта группа отличается большей
по сравнению с группой руководства самостоятельностью, менее
официальными отношениями между руководителем и подчиненными.
Комитет (общественный орган) — группа внутри организации,
которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо зада-72
ния или комплекса заданий. В организации могут создаваться временные
(специальные, сформированные для решения конкретной проблемы) или
постоянные комитеты, комиссии, общественные органы. Например: совет
директоров, консультативный комитет, профсоюзный комитет, комиссия по
рассмотрению жалоб сотрудников и т. д.
После создания любая формальная организация становится также
социальной средой, в которой постепенно, на основе общих убеждений,
взглядов, занятий, симпатий и прочего рождаются неформальные группы.
Неформальная группа — спонтанно, непроизвольно образовав-
шаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для
достижения определенной цели. Служебные роли при этом отходят на
задний план.
Внутри группы посредством взаимодействия, дискуссий, знакомств с
мнениями участников вырабатываются определенные взгляды, установки,
мораль, социальный и психологический микроклимат, определяющий
нормы поведения членов группы.
В большой организации существует не одна, а целая сеть нефор-
мальных групп.
4.9.1. Пирамида мотивов группы
Если попытаться ранжировать групповые мотивы по степени их ин-
тенсивности, можно получить следующие ступени.
Первая ступень. Наиболее слабые групповые мотивы: случай, дав-
ление, неосознанное объединение, совпадение интересов.
Вторая ступень. Мотивы более сильные, чем на первой ступени: со-
вместные представления на эмоциональной основе (ненависть, любовь,
поклонение идолам, хобби и т. д.).
Третья ступень. Мотивы более сильные, чем на второй ступени:
солидарность, стремление к безопасности, образование группы, где
сплачивающим фактором является страх, соглашательство, объединение
людей вокруг сильного лидера.
Четвертая ступень. Групповые мотивы усиливаются еще больше:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
делового совещания
(интерпретация А. Чернявского)
Подготовка
совещания
Проведение
совещания
Совещание — метод управления, в процессе которого происходит
обмен информацией и опытом работы на основе использования кол-
лективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения,
которые доводятся до исполнителей.
Проблемное совещание проводится в целях поиска оптимального
решения проблемы в ограниченный срок. Схема его проведения:
сообщение или доклад; вопросы к докладчику; обмен мнениями;
предложения по выработке решения.
Инструктивное совещание проводится для передачи приказов,
распоряжений и необходимых сведений подчиненным. Участникам со-
вещания обычно доводятся решения, принятые руководством фирмы или
государственными органами управления и касающиеся различных аспектов
деятельности фирмы, дается инструктаж. Главные требования к
информации при проведении инструктивного совещания — опера-
тивность, конкретность и значимость.
Оперативное (диспетчерское) совещание проводится в целях
получения от подчиненных информации о текущем положении дел в
организации. Должно проводиться регулярно, в один и тот же день и час
недели; состав участников должен быть постоянным.
Совещание без сбора участников предусматривает решение
проблемных вопросов в рабочем порядке. Проводится в три этапа:
1. Проблема, требующая решения, формулируется руководителем в
письменном виде. Подбираются необходимые исходные материалы
для ее решения и составляется список лиц, которые могут принять
участие в поиске оптимального решения.
2. Указанным лицам высылаются бланки с письменной формули-
ровкой проблемы и указанием местонахождения материалов для
68
выявление проблемной ситуации
принятие решения о проведении совещания
определение цели совещания, его участников, времени и места
проведения
подготовка информации (доклада) для участников совещания
информирование участников совещания о цели, времени и месте
его проведения
подготовка помещения для проведения совещания
сбор и размещение участников совещания ознакомление участников с
проблемной ситуацией и докладом руководителя
выдвижение альтернативных предложений для решения проблемы обсуждение и
предварительный выбор приемлемых вариантов решения (основного и
запасных)
принятие окончательного решения, определение сроков, исполнителей и
необходимого обеспечения для его выполнения
4.8 Управленческие решения
4.8.1. Алгоритм принятия
управленческого решения
(интерпретация А.
Чернявского)
Предложенный алгоритм предусматривает выработку и принятие од-
новременно двух вариантов решения: основного и запасного.
Соответственно исполнителям также доводятся два задания: основное
и запасное. При невозможности выполнения основного задания из-за
сбоев в производстве (что характерно для отечественной практики
управления) исполнители немедленно переходят к выполнению запасного
задания.
Рассматриваемый способ принятия и реализации решения имеет не-
сколько преимуществ:
1) исполнители имеют возможность и время на обдумывание способов
выполнения обоих заданий (основного и запасного);
2) при сбоях в производстве из-за несвоевременной поставки мате-
риалов, отсутствия электроэнергии и прочего руководитель не теряет
времени на выработку нового решения;
71
3) поскольку исполнители не теряют рабочего времени на получение
нового задания, производительность их труда повышается на 25-30
%.
4.9 | Механизм образования формальных и
неформальных групп
Группа — это несколько (два или более) лиц, взаимодействующих и
влияющих друг на друга. Исходя из определения можно сказать, что
организация любого размера состоит из определенного количества
групп.
Группы, создаваемые по внешним причинам, в результате организа-
ционного процесса, по воле руководства, для выполнения определенных
задач, называются формальными.
В организации могут существовать три основных типа формальных
групп: группы руководства; производственные группы; комитеты.
Группа руководства (командная) состоит из руководителя и
подчиненных, которые, в свою очередь, могут быть руководителями. На-
пример: директор и его заместители, заведующий торговым отделом и
продавцы.
Основной признак группы руководства — соподчинение.
Производственная (рабочая, целевая) группа состоит из лиц,
работающих вместе над одним заданием. Эта группа отличается большей
по сравнению с группой руководства самостоятельностью, менее
официальными отношениями между руководителем и подчиненными.
Комитет (общественный орган) — группа внутри организации,
которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо зада-72
ния или комплекса заданий. В организации могут создаваться временные
(специальные, сформированные для решения конкретной проблемы) или
постоянные комитеты, комиссии, общественные органы. Например: совет
директоров, консультативный комитет, профсоюзный комитет, комиссия по
рассмотрению жалоб сотрудников и т. д.
После создания любая формальная организация становится также
социальной средой, в которой постепенно, на основе общих убеждений,
взглядов, занятий, симпатий и прочего рождаются неформальные группы.
Неформальная группа — спонтанно, непроизвольно образовав-
шаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для
достижения определенной цели. Служебные роли при этом отходят на
задний план.
Внутри группы посредством взаимодействия, дискуссий, знакомств с
мнениями участников вырабатываются определенные взгляды, установки,
мораль, социальный и психологический микроклимат, определяющий
нормы поведения членов группы.
В большой организации существует не одна, а целая сеть нефор-
мальных групп.
4.9.1. Пирамида мотивов группы
Если попытаться ранжировать групповые мотивы по степени их ин-
тенсивности, можно получить следующие ступени.
Первая ступень. Наиболее слабые групповые мотивы: случай, дав-
ление, неосознанное объединение, совпадение интересов.
Вторая ступень. Мотивы более сильные, чем на первой ступени: со-
вместные представления на эмоциональной основе (ненависть, любовь,
поклонение идолам, хобби и т. д.).
Третья ступень. Мотивы более сильные, чем на второй ступени:
солидарность, стремление к безопасности, образование группы, где
сплачивающим фактором является страх, соглашательство, объединение
людей вокруг сильного лидера.
Четвертая ступень. Групповые мотивы усиливаются еще больше:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19