4.1. Облік і порядок ведення касових операцій
Кошти - це засоби короткочасного функціонування, один з найважливіших видів оборотних коштів. Касові
операції полягають у:
• правильній організації прийому, видачі і збереження наявних коштів;
• своєчасному оформленні касових документів і щоденній їхній обробці;
• регулярній інвентаризації каси.
Всі операції з готівкою оформляються через касу організації. Касові операції здійснює касир, що несе повну
матеріальну відповідальність за всі прийняті ним кошти і за заподіяний збиток у зв'язку з неправильним їх збере-
женням. У невеликих організаціях функції касира часто виконує головний бухгалтер. При цьому необхідно призначити
наказом головного бухгалтера (чи іншого співробітника організації) виконуючим обов'язки касира, ознайомити його з
Порядком ведення касових операцій і укласти договір про повну матеріальну відповідальність.
Здійснення касових операцій регулює Порядок ведення касових операцій у національній валюті України, за-
тверджений постановою НБУ від 2 лютого 1995 р. № 21 (зі змінами і доповненнями, внесеними постановами Правління
НБУ від 22 травня 1998р. № 206, а також від 11 листопада 1998 р. № 473.)
58
________________Бухгалтерський облік для неприбуткових організацій: нові стандарти - нові можливості
Неприбуткові організації можуть мати в касі готівку в межах ліміту залишку наявних коштів у касі, що встанов-
люється банком за погодженням з керівником неприбуткової організації. Ліміт каси - це обмежена сума коштів, що
може знаходитися в касі організації. Всі організації зобов'язані на початок року зробити розрахунок ліміту залишку
коштів у касі на основі врахування конкретних умов і масштабів діяльності і подати його для узгодження до банку, який
обслуговує організацію. Приймання і видача коштів з каси оформлюється касовими ордерами. Прибуткові касові
ордери підписуються головним бухгалтером, а видаткові - керівником і головним бухгалтером. Якщо виплата заробітної
плати й інших платежів здійснюється % платіжними відомостями, то видатковий касовий ордер виписується на одну чи
кілька відомостей, що додаються до касового ордера. У первинних касових документах не допускаються виправлення.
Усі видаткові і прибуткові касові ордери реєструються в журналі реєстрації' прибуткових і видаткових касових
документів, де кожному документу присвоюється порядковий номер. Гроші для виплати заробітної плати і
господарських потреб надходять до каси з поточного рахунку в банку. Підставою зняття коштів з поточного рахунку є
чек. Чеки брошуруються в чекові книжки, які неприбуткові організації одержують у банку на підставі заяви і зберігають
разом з готівкою. Для одержання грошей у банку заповнені чеки підписуються керівником і головним бухгалтером і
скріплюються печаткою. На корінці чека вказується особа, якій доручено одержання готівки. Жодні виправлення в чеках
не допускаються. Касир наприкінці кожного дня, протягом якого відбувався рух коштів, зобов'язаний зробити підрахунок
операцій з надходження і витрати коштів і зробити записи в касовій книзі.
Касова книга повинна бути прошнурована, сторінки її пронумеровані, завірена печаткою і підписами керівника і
головного бухгалтера. Кожен аркуш касової книги складається з двох частин. Записи в ній здійснюються через
копіювальний папір. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники аркушів повинні бути
відривними, разом із прибутковими і видатковими касовими ордерами вони скріплюються як звіт касира. Варто мати на
увазі, що за умови зберігання в касі коштів в іноземній валюті їх облік ведеться в окремій книзі за видами валют, ці
кошти обов'язково перераховуються у гривні за курсом покупки. Касова книга є регістром аналітичного обліку руху
коштів.
Щоб уникнути непорозумінь з податковими органами, необхідно звертати увагу на обладнання каси. Каса повинна
бути обладнана спеціальним устаткуванням для прийому, видачі і тимчасового збереження коштів. Крім того, каса
повинна знаходитись в ізольованому приміщенні. Керівник неприбуткової організації зобов'язаний обладнати
приміщення каси і забезпечити збереження в ній коштів. Якщо в неприбутковій організації немає достатніх засобів для
того, щоб обладнати приміщення каси відповідно до існуючих вимог, необхідно скласти договір оренди касового
приміщення з будь-якою із розташованих неподалік організацій.
Відповідно до чинних нормативних актів у терміни, встановлені керівником неприбуткової організації, повинна
здійснюватися ревізія каси. При цьому комісія, призначена керівником, у присутності касира перевіряє всі кошти,
грошові документи і бланки суворої звітності. Результати інвентаризації оформлюються актом.
Кошти з каси можуть видаватися під звіт на витрати на відрядженя, господарські потреби, на підготовку семінару,
акції тощо. При цьому готівкові кошти, видані під звіт, але невикористані (цілком чи частково), повинні бути повернуті в
касу разом з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня (чи трьох робочих днів після повернення з
відрядження).
У випадку перевитрати виданого авансу на підставі затвердженого керівником авансового звіту працівнику
протягом трьох робочих днів відшкодовується перевитрата, у випадку часткового використання підзвітної суми -
невикористані кошти утримуються.
Якщо аванс було видано підзвітній особі в іноземній валюті (на витрати на відрядження за кордон), то при не-
своєчасному поверненні залишку невитраченого авансу відповідно до ст. 2 Закону від 6 червня 1995 р. № 217/95-вр
«Про визначення розмірів збитків, нанесених підприємству, організації шляхом крадіжки, розкрадання, нестачі чи
втрати дорогоцінних металів, дорогоцінних каменів і валютних цінностей» заборгованість стягується у гривнях за
обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості.
Готівкові кошти, видані під звіт, але не використані і повернуті в касу у встановлений термін, включаються до суми
фактичного залишку наявних коштів у касі на кінець дня. У зв'язку з обмеженим терміном повернення наявних коштів
до каси організації рекомендуємо видавати готівкові кошти підзвітним особам на підставі представлених ними
документів, що підтверджують здійснення того чи іншого платежу, тобто не видавати аванс, а погашати заборгованість
підзвітній особі в сумі фактично зроблених витрат.
Синтетичний облік касових операцій ведеться на рахунку 301(50) «Каса в національній валюті». Це активний
рахунок: надходження коштів до касу відображається по дебету рахунку, а видача коштів - по кредиту.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67
Кошти - це засоби короткочасного функціонування, один з найважливіших видів оборотних коштів. Касові
операції полягають у:
• правильній організації прийому, видачі і збереження наявних коштів;
• своєчасному оформленні касових документів і щоденній їхній обробці;
• регулярній інвентаризації каси.
Всі операції з готівкою оформляються через касу організації. Касові операції здійснює касир, що несе повну
матеріальну відповідальність за всі прийняті ним кошти і за заподіяний збиток у зв'язку з неправильним їх збере-
женням. У невеликих організаціях функції касира часто виконує головний бухгалтер. При цьому необхідно призначити
наказом головного бухгалтера (чи іншого співробітника організації) виконуючим обов'язки касира, ознайомити його з
Порядком ведення касових операцій і укласти договір про повну матеріальну відповідальність.
Здійснення касових операцій регулює Порядок ведення касових операцій у національній валюті України, за-
тверджений постановою НБУ від 2 лютого 1995 р. № 21 (зі змінами і доповненнями, внесеними постановами Правління
НБУ від 22 травня 1998р. № 206, а також від 11 листопада 1998 р. № 473.)
58
________________Бухгалтерський облік для неприбуткових організацій: нові стандарти - нові можливості
Неприбуткові організації можуть мати в касі готівку в межах ліміту залишку наявних коштів у касі, що встанов-
люється банком за погодженням з керівником неприбуткової організації. Ліміт каси - це обмежена сума коштів, що
може знаходитися в касі організації. Всі організації зобов'язані на початок року зробити розрахунок ліміту залишку
коштів у касі на основі врахування конкретних умов і масштабів діяльності і подати його для узгодження до банку, який
обслуговує організацію. Приймання і видача коштів з каси оформлюється касовими ордерами. Прибуткові касові
ордери підписуються головним бухгалтером, а видаткові - керівником і головним бухгалтером. Якщо виплата заробітної
плати й інших платежів здійснюється % платіжними відомостями, то видатковий касовий ордер виписується на одну чи
кілька відомостей, що додаються до касового ордера. У первинних касових документах не допускаються виправлення.
Усі видаткові і прибуткові касові ордери реєструються в журналі реєстрації' прибуткових і видаткових касових
документів, де кожному документу присвоюється порядковий номер. Гроші для виплати заробітної плати і
господарських потреб надходять до каси з поточного рахунку в банку. Підставою зняття коштів з поточного рахунку є
чек. Чеки брошуруються в чекові книжки, які неприбуткові організації одержують у банку на підставі заяви і зберігають
разом з готівкою. Для одержання грошей у банку заповнені чеки підписуються керівником і головним бухгалтером і
скріплюються печаткою. На корінці чека вказується особа, якій доручено одержання готівки. Жодні виправлення в чеках
не допускаються. Касир наприкінці кожного дня, протягом якого відбувався рух коштів, зобов'язаний зробити підрахунок
операцій з надходження і витрати коштів і зробити записи в касовій книзі.
Касова книга повинна бути прошнурована, сторінки її пронумеровані, завірена печаткою і підписами керівника і
головного бухгалтера. Кожен аркуш касової книги складається з двох частин. Записи в ній здійснюються через
копіювальний папір. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники аркушів повинні бути
відривними, разом із прибутковими і видатковими касовими ордерами вони скріплюються як звіт касира. Варто мати на
увазі, що за умови зберігання в касі коштів в іноземній валюті їх облік ведеться в окремій книзі за видами валют, ці
кошти обов'язково перераховуються у гривні за курсом покупки. Касова книга є регістром аналітичного обліку руху
коштів.
Щоб уникнути непорозумінь з податковими органами, необхідно звертати увагу на обладнання каси. Каса повинна
бути обладнана спеціальним устаткуванням для прийому, видачі і тимчасового збереження коштів. Крім того, каса
повинна знаходитись в ізольованому приміщенні. Керівник неприбуткової організації зобов'язаний обладнати
приміщення каси і забезпечити збереження в ній коштів. Якщо в неприбутковій організації немає достатніх засобів для
того, щоб обладнати приміщення каси відповідно до існуючих вимог, необхідно скласти договір оренди касового
приміщення з будь-якою із розташованих неподалік організацій.
Відповідно до чинних нормативних актів у терміни, встановлені керівником неприбуткової організації, повинна
здійснюватися ревізія каси. При цьому комісія, призначена керівником, у присутності касира перевіряє всі кошти,
грошові документи і бланки суворої звітності. Результати інвентаризації оформлюються актом.
Кошти з каси можуть видаватися під звіт на витрати на відрядженя, господарські потреби, на підготовку семінару,
акції тощо. При цьому готівкові кошти, видані під звіт, але невикористані (цілком чи частково), повинні бути повернуті в
касу разом з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня (чи трьох робочих днів після повернення з
відрядження).
У випадку перевитрати виданого авансу на підставі затвердженого керівником авансового звіту працівнику
протягом трьох робочих днів відшкодовується перевитрата, у випадку часткового використання підзвітної суми -
невикористані кошти утримуються.
Якщо аванс було видано підзвітній особі в іноземній валюті (на витрати на відрядження за кордон), то при не-
своєчасному поверненні залишку невитраченого авансу відповідно до ст. 2 Закону від 6 червня 1995 р. № 217/95-вр
«Про визначення розмірів збитків, нанесених підприємству, організації шляхом крадіжки, розкрадання, нестачі чи
втрати дорогоцінних металів, дорогоцінних каменів і валютних цінностей» заборгованість стягується у гривнях за
обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості.
Готівкові кошти, видані під звіт, але не використані і повернуті в касу у встановлений термін, включаються до суми
фактичного залишку наявних коштів у касі на кінець дня. У зв'язку з обмеженим терміном повернення наявних коштів
до каси організації рекомендуємо видавати готівкові кошти підзвітним особам на підставі представлених ними
документів, що підтверджують здійснення того чи іншого платежу, тобто не видавати аванс, а погашати заборгованість
підзвітній особі в сумі фактично зроблених витрат.
Синтетичний облік касових операцій ведеться на рахунку 301(50) «Каса в національній валюті». Це активний
рахунок: надходження коштів до касу відображається по дебету рахунку, а видача коштів - по кредиту.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67