Не следует,
однако, думать, что это решение позволит снять все проблемы. Нанимая
дополнительный персонал, мы предотвратим увеличение числа канцелярских
работников, которое могло бы произойти в результате колебаний объема
работы. Но накладные расходы могут сделаться наклАдными и по другим
причинам. Тут можно выделить три самостоятельные, хотя и взаимосвязанные
причины, первая из которых, несомненно, укрупнение фирм вследствие слияний
и объединений. Вторая причина - методика контроля, которую избирает
руководящее учреждение. Третья же сводится к тому, что контролю стоимости
вещей уделяется очень много внимания, но мало кто стремится определить,
сколько же стоит время. Общий объем бумаготворчества зависит прежде всего
от этих трех факторов (хотя не только от них). А этот общий объем нам
просто необходимо сократить.
Укрупнение организаций связано, безусловно, с тем фактом, что
производство все более сложного оборудования требует и роста
капиталовложений. Если говорить о современном реактивном двигателе, то
всего две или три фирмы во всем мире способны его производить. Только
фирмы-гиганты могут поставлять такой товар, и дело здесь вовсе не в
заговоре против малых фирм; дело в том, что сложность этой задачи требует
исключительно крупных затрат. Технология производства самолетов и
космических кораблей так сложна, что у деревенского кузнеца и у банкира из
небольшого городка мало возможностей принять участие в этом процессе. По
этой и по другим причинам некоторые индустриальные группировки в наши дни
стали очень крупными. Это приводит к усложнению структуры их руководящих
организаций, разрастание которых объясняется тем, что люди просто-напросто
придумывают работу друг для друга. По этому случаю была выдвинута теория,
согласно которой любое учреждение, где наберется больше тысячи
сотрудников, становится административно-самодостаточным. Этот специальный
термин означает, что руководящее учреждение уже не нуждается в том, чтобы
управлять или же переписываться с какими-то другими органами, оно вообще
может обходиться без каких бы то ни было внешних контактов. Оно
поддерживает свое существование исключительно за счет документов, которые
само себе адресует, а его сотрудники проводят все свое время за чтением
докладных записок, написанных соседями по коридору. Штаты в такой ситуации
будут увеличиваться, причем совершенно вне связи с объемом и даже наличием
работы, которую необходимо выполнять. Пока статус администратора будет
измеряться количеством его подчиненных, это руководящее учреждение будет
расти и пускать побеги, увеличивая тем самым накладные расходы.
И все же сами по себе размеры руководящего учреждения не так важны, как
те методы, посредством которых оно осуществляет управление. Эти методы
следует рассматривать в историческом контексте. Несколько веков назад
главной целью любого руководящего учреждения было утвердить и поддерживать
свою власть над всей организацией. Задача эта была невероятно сложной
из-за больших расстояний и относительно медленных средств сообщения. Вся
деятельность руководящего учреждения традиционно сводилась к борьбе с
этими физическими ограничениями и стараниям установить свой контроль. Сто
лет назад опасности сверхцентрализации не существовало, поскольку ее
просто невозможно было установить. Корреспонденция приходила спустя месяцы
после отправки, и полученная таким образом информация была устаревшей, а
отданные на ее основе распоряжения, когда они доходили до адресата,
оказывались и вовсе неуместными. Затем ситуация резко изменилась. Около
1870 года средства контроля, до тех пор весьма слабые, начали быстро
совершенствоваться. Появился телеграф, пароход, а вскоре и телефон. Затем
были изобретены радио, телетайп, автомобиль, самолет и, наконец,
компьютер. Получив такие возможности отстаивать свои права, главный
администратор повиновался своему инстинкту и использовал их во всем
объеме. Теперь он мог получать максимально полную информацию и отдавать
самые подробные указания и потому почувствовал, что его подчиненные
наконец приведены в повиновение. Эффективность такого контроля измеряется
тоннами бумаг, переполненных статистикой, докладами, отчетами, расчетами,
правилами, инструкциями, увещеваниями и советами. Усилия по централизации
неизбежно должны привести к сверхцентрализации.
Сверхцентрализованная же фирма прежде всего губит всякую инициативу на
периферии. А во-вторых, хотя это и менее очевидно, губится всякая
возможность передохнуть для тех, кто работает в центре. Бумаги поступают в
количестве, которое прямо пропорционально уровню централизации. Штат
руководящего учреждения должен быть достаточно велик, чтобы справиться с
потоком бумаг (или хотя бы успеть их подшить), а ведь правила, расчеты и
отчеты, как известно, склонны плодиться и размножаться. Предположим, что
поступило распоряжение подготовить отчет о полотенцах, использованных в
туалетах данной компании; тот, кто отдал это распоряжение, наверняка забыл
при этом указать, что его интересует лишь положение дел на протяжении
последнего месяца. Он просто требует отчет, не думая о том, что начать
что-либо куда легче, чем остановить. И даже спустя двадцать лет такие
отчеты будут по-прежнему исправно поступать к руководству. Никто не будет
знать, как это началось и с какой целью делается. Никто не станет в них
заглядывать или делать какие-то выводы.
Другой пример: предположим, кто-нибудь из начальства требует отчеты о
прогулах, совершаемых служащими объединения; и тут опять же начинается то,
чего, насколько нам известно, еще никогда не удавалось остановить. Однако
исследование вопроса о прогулах (безусловно, очень важное) позволит
проявиться и другому фактору. Любая организация, объединение или
учреждение уже вскоре после своего создания начинает жить собственной
жизнью, обретает свой особый характер и традиции, волю к жизни и волю к
росту. Поэтому тот, кто требует статистики прогулов, дает, сам того не
желая, начало целой эпопее. Уже через несколько недель отделу статистики
прогулов понадобится дополнительный персонал и дополнительные кабинеты для
хранения документации, а также больше места и больше денег. Как правило,
такой отдел стремится получать все более и более сложную информацию.
Исследуется вопрос о том, кто наиболее склонен к прогулам:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164
однако, думать, что это решение позволит снять все проблемы. Нанимая
дополнительный персонал, мы предотвратим увеличение числа канцелярских
работников, которое могло бы произойти в результате колебаний объема
работы. Но накладные расходы могут сделаться наклАдными и по другим
причинам. Тут можно выделить три самостоятельные, хотя и взаимосвязанные
причины, первая из которых, несомненно, укрупнение фирм вследствие слияний
и объединений. Вторая причина - методика контроля, которую избирает
руководящее учреждение. Третья же сводится к тому, что контролю стоимости
вещей уделяется очень много внимания, но мало кто стремится определить,
сколько же стоит время. Общий объем бумаготворчества зависит прежде всего
от этих трех факторов (хотя не только от них). А этот общий объем нам
просто необходимо сократить.
Укрупнение организаций связано, безусловно, с тем фактом, что
производство все более сложного оборудования требует и роста
капиталовложений. Если говорить о современном реактивном двигателе, то
всего две или три фирмы во всем мире способны его производить. Только
фирмы-гиганты могут поставлять такой товар, и дело здесь вовсе не в
заговоре против малых фирм; дело в том, что сложность этой задачи требует
исключительно крупных затрат. Технология производства самолетов и
космических кораблей так сложна, что у деревенского кузнеца и у банкира из
небольшого городка мало возможностей принять участие в этом процессе. По
этой и по другим причинам некоторые индустриальные группировки в наши дни
стали очень крупными. Это приводит к усложнению структуры их руководящих
организаций, разрастание которых объясняется тем, что люди просто-напросто
придумывают работу друг для друга. По этому случаю была выдвинута теория,
согласно которой любое учреждение, где наберется больше тысячи
сотрудников, становится административно-самодостаточным. Этот специальный
термин означает, что руководящее учреждение уже не нуждается в том, чтобы
управлять или же переписываться с какими-то другими органами, оно вообще
может обходиться без каких бы то ни было внешних контактов. Оно
поддерживает свое существование исключительно за счет документов, которые
само себе адресует, а его сотрудники проводят все свое время за чтением
докладных записок, написанных соседями по коридору. Штаты в такой ситуации
будут увеличиваться, причем совершенно вне связи с объемом и даже наличием
работы, которую необходимо выполнять. Пока статус администратора будет
измеряться количеством его подчиненных, это руководящее учреждение будет
расти и пускать побеги, увеличивая тем самым накладные расходы.
И все же сами по себе размеры руководящего учреждения не так важны, как
те методы, посредством которых оно осуществляет управление. Эти методы
следует рассматривать в историческом контексте. Несколько веков назад
главной целью любого руководящего учреждения было утвердить и поддерживать
свою власть над всей организацией. Задача эта была невероятно сложной
из-за больших расстояний и относительно медленных средств сообщения. Вся
деятельность руководящего учреждения традиционно сводилась к борьбе с
этими физическими ограничениями и стараниям установить свой контроль. Сто
лет назад опасности сверхцентрализации не существовало, поскольку ее
просто невозможно было установить. Корреспонденция приходила спустя месяцы
после отправки, и полученная таким образом информация была устаревшей, а
отданные на ее основе распоряжения, когда они доходили до адресата,
оказывались и вовсе неуместными. Затем ситуация резко изменилась. Около
1870 года средства контроля, до тех пор весьма слабые, начали быстро
совершенствоваться. Появился телеграф, пароход, а вскоре и телефон. Затем
были изобретены радио, телетайп, автомобиль, самолет и, наконец,
компьютер. Получив такие возможности отстаивать свои права, главный
администратор повиновался своему инстинкту и использовал их во всем
объеме. Теперь он мог получать максимально полную информацию и отдавать
самые подробные указания и потому почувствовал, что его подчиненные
наконец приведены в повиновение. Эффективность такого контроля измеряется
тоннами бумаг, переполненных статистикой, докладами, отчетами, расчетами,
правилами, инструкциями, увещеваниями и советами. Усилия по централизации
неизбежно должны привести к сверхцентрализации.
Сверхцентрализованная же фирма прежде всего губит всякую инициативу на
периферии. А во-вторых, хотя это и менее очевидно, губится всякая
возможность передохнуть для тех, кто работает в центре. Бумаги поступают в
количестве, которое прямо пропорционально уровню централизации. Штат
руководящего учреждения должен быть достаточно велик, чтобы справиться с
потоком бумаг (или хотя бы успеть их подшить), а ведь правила, расчеты и
отчеты, как известно, склонны плодиться и размножаться. Предположим, что
поступило распоряжение подготовить отчет о полотенцах, использованных в
туалетах данной компании; тот, кто отдал это распоряжение, наверняка забыл
при этом указать, что его интересует лишь положение дел на протяжении
последнего месяца. Он просто требует отчет, не думая о том, что начать
что-либо куда легче, чем остановить. И даже спустя двадцать лет такие
отчеты будут по-прежнему исправно поступать к руководству. Никто не будет
знать, как это началось и с какой целью делается. Никто не станет в них
заглядывать или делать какие-то выводы.
Другой пример: предположим, кто-нибудь из начальства требует отчеты о
прогулах, совершаемых служащими объединения; и тут опять же начинается то,
чего, насколько нам известно, еще никогда не удавалось остановить. Однако
исследование вопроса о прогулах (безусловно, очень важное) позволит
проявиться и другому фактору. Любая организация, объединение или
учреждение уже вскоре после своего создания начинает жить собственной
жизнью, обретает свой особый характер и традиции, волю к жизни и волю к
росту. Поэтому тот, кто требует статистики прогулов, дает, сам того не
желая, начало целой эпопее. Уже через несколько недель отделу статистики
прогулов понадобится дополнительный персонал и дополнительные кабинеты для
хранения документации, а также больше места и больше денег. Как правило,
такой отдел стремится получать все более и более сложную информацию.
Исследуется вопрос о том, кто наиболее склонен к прогулам:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164